項管事業部部門管理之管中窺豹
發布時間：
2017-11-28 15:58
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摘要：管理具有很寬泛的外沿，不同的行業不同的管理層都賦予其不同的內涵，大到一個國家，小到一個單位，要想蒸蒸日上、充滿活力，“管理”是功不可沒的。本文總結了項管事業部部門管理的一些初步工作經驗，供同行們共同探討。
關鍵詞：項目管理事業部 項目部 管理制度 項管作業指導文件 OA辦公信息化系統操作
2004年國務院頒發《關于投資體制改革的決定》明確了“對非經營性政府投資項目加快推行‘代建制’，當時很多項目咨詢公司都積極響應成立了項管事業部(簡稱部門)，積累了豐富的經驗，鍛煉出了不少優秀的項目經理，取得了有目共睹的成績。但因國家還沒有出臺相應的規范、行標或地標等標準，存在同一企業的每個項目的管理水平參差不齊、部門沒有針對性管理標準、考核項目時人情分高于工作分等現象。為此，作者認為項管事業部部門管理應主要做好以下七個方面工作：
一、 建立項管事業部一系列管理制度
不少工程咨詢公司是依托監理起家的，雖然成立了項管事業部，但部門的一系列管理制度仍不同程度帶有監理的烙印，沒有依據項目管理的特點、管理的難點有針對性的編制。
作者認為除常規管理制度外，部門管理制度還應包含如下內容：
1. 部門行政管理制度還應包含項目印章管理(包含刻制、使用、回收等管理)、項目各類合同管理、項目關鍵節點管理、服務品質考核管理、項目經理競聘上崗管理、OA辦公信息化系統管理、項目資料管理等制度，它可規范員工的行為，同時也是項管部門管理的有力措施和手段。
2. 部門職能還應包含項目部職能和項管事業部職能。項管事業部應根據公司一體化管理手冊的規定，細化項管事業部職能，進而編制項目部職能，使項管事業部上上下下員工均知曉項管事業部和項目部的工作內容分別是什么，知曉自己工作圈的工作方向和目的。
3. 項管事業部設立的崗位均應編制崗位職責，主要包含部長職責、副部長職責、項目經理職責、項目管理人員職責、項管事業部助理職責等，有效明確的職責分工、規范清晰的崗位工作內容，使每位員工都知曉其擔當的責任與權力，大大提高其執行力，同時也提高了項目部的組織性和計劃性。
二、 編制項目管理工作標準——項管作業指導文件
為指導項目管理的日常工作，規范咨詢服務作業行為，提高從業人員管理素質和履職盡責能力，考核、評價咨詢服務成果，全面提升咨詢企業整體管理水平和服務品質，不斷增強客戶體驗的滿意度，需要編制項管作業指導文件，特別是在目前還無國標、地標或行標的大環境下，此文件對部門管理尤為重要。同時還應將其融入企業的OA辦公信息化系統中，形成企業管理“血液”，大大提高其執行力。
項管作業指導文件主要包含項目策劃、項目設計管理、行政許可管理、招標管理、合同管理、進度控制、投資控制、質量管理、安全文明施工管理以及竣工驗收、備案、移交及保修期管理等內容，還應包含如何編制項管策劃文件、項管日志、項管報告等的指導性意見，以及如何組織各類項管會議的具體要求，還需制作與上所述相對應的大量管理用表，使員工充分知曉做什么、怎么做、什么時候做以及怎樣才能做得更好。
其中項目策劃文件是指由項目部編制且執行的一系列策劃文件，主要有項目管理計劃書、項目總進度計劃、項目總投資使用計劃、項目總采購計劃、專項建設資金管理辦法、應急預案及項目管理實施細則。項管報告是指項管周報、項管月報、年度項管工作總結、項管工作總結、以及申請撥付建設資金報告等一系列報告文本。
項管作業指導文件應深入淺出地介紹程序化、規范化管理項目的手段、方法等，在此基礎上還應能充分調動每位員工的能動性，使其自覺地或迫切地迸發出提升自我管理水平的意識，做出更優于項管作業指導文件的管理辦法、項管策劃等，在吸納優秀的基礎上不斷優化、更新項管作業指導文件，達到良好的循環。
三、 打造適合項管的OA辦公信息化系統
OA辦公信息化系統是指在融合項管作業指導文件的基礎上，應用網絡和IT技術面向日常運作和管理的應用系統，企業員工及管理者使用頻率最高。它不僅僅是項目資料匯總、文件審批的載體，更具體化、可視化地展現了項目管理部全過程管理的運作情況，大大縮短了各級文件的審批時間，提高了部門管理的效率，同時可讓領導隨時隨地全面了解每個項目的運行情況，是對外展示咨詢企業項目管理水平的窗口。
OA辦公信息化系統的制作應從企業自身出發，考慮好自己的需求，防止出現大而空。作者認為，項目管理OA辦公信息化系統的應具有以下八大特點：
1. 充分融合PDCA管理理念
2. 智能高效的預警系統
預警系統至少應有待辦事項的提醒和“預警值”的警示等兩個功能。
待辦事項的提醒主要有項目策劃文件審批流程提醒、招標文件審批流程提醒、B類合同評審流程提醒、專項建設資金支付審批流程提醒、公章審批流程提醒、巡查記錄和通知單的流程提醒、公司交底流程提醒、請假審批流程提醒、考勤記錄及補卡申請流程提醒等等。
“預警值”的警示類似工程項目深基坑監測中的預警值作用，具體工作中可以將每個承包商的80%合同額作為其 “預警值”，一旦累計收入達到預警值，將紅色顯示，起到預警作用。再比如將某證件有效期的結束時間提前一個月或三個月為“預警值”，一旦時間到達，紅色顯示，提醒員工需要更換相關證件。等等，就不一一列舉了，可根據需求，多多增加，可大大工作效率。
3. 豐富實用的統計數據
目前用的最多的是有關資金、合同的臺賬，員工錄入相關數據后，OA辦公信息化系統自動統計、分析、對比，且出具簡要的分析報告。同時可在此設立相應的預警系統，提高加倍的工作效率。
4. 巡查記錄和整改通知單的及時反饋
部門巡查是對項目部管理的過程監控，是督促項目部執行公司管理制度、OA辦公信息化系統的有力措施，在巡查項目中發現的問題，項管事業部可發出《巡查記錄》或《整改通知單》限期要求項目部整改到位，此流程在OA辦公信息化系統中是：巡查人上傳《巡查記錄》或《整改通知單》——項目經理簽收且組織整改——整改完畢且自檢合格后，上傳回復單——巡查人復查并決定是否通過，如不合格將重新走上面的流程，直至驗收通過。巡查及整改的每個步驟都能及時通過網絡，隨時隨地在OA辦公信息化系統中得到體現，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項中提醒處理人。
5. 公司對項目交底的及時性
公司對項目的交底有經營合約部的項管或代建合同交底、項管事業部對項目部的交底，原先是采用面對面對集中式交底，因人員湊齊難、時間倉促，每次都是走過場似匆匆忙忙。現在改在線上交底，可以全面地、及時地交底。
項管事業部對項目的交底包含且不僅包含如下內容：項目安全管理交底、環保職業健康管理交底，以及進入施工階段后一系列管理制度(如項目管理制度、工程質量管理制度、安全文明施工管理制度、合同管理制度、工程變更管理制度、現場簽證管理制度、工程資料管理制度、進度管理制度、施工現場管理辦法、監理工作履約評價等。接底后項目經理還需在第一次工地會議上面向所有參建單位進行交底，要求所有參建單位嚴格執行。)
6. 囊括日常工作記錄、資料收集整理的全面性
每個項目部均及時上傳、填寫、申報各種項目資料、文件等，留下了工作記錄，至項目結項時就自動形成了項目資料的電子檔資料，利于以后資料的查詢、利用等。
7. 與移動終端的互聯互通
是基于微信企業號接口設計開發的，實現通知公告和公司新聞的實時查詢、實現審批流程提醒功能 、實現待辦事項提醒功能、實現員工信息同步 、實現企業通訊錄動態管理等。目前功能不多，有待大力開發。
8. 知識庫中規范、圖集、相關文件的及時更新
OA辦公信息化系統中應開發知識庫欄目，其應包含企業員工工作中需要的國家、地方的規范、標準、圖集以及文件、規定等。
項目管理工作依據之一是國家、地方的許多文件、規定，故應在OA辦公信息化系統的知識庫欄目中應分類管理諸多文件，如在此欄目下再設立招標管理、造價咨詢、行政許可、建設項目繳費文件、工程質量管理、綠色建筑、環境保護、節能管理、合同示范文本、資質、資格、安全文明施工、項目管理知識、項目資料管理、培訓課件等分欄目，查找更方便、快捷，同時應安排專人負責管理知識庫，注意收集、整理和及時更新。
四、 改革項目考核方案
企業每年6月、12月兩次分別對項目部工作和員工進行考核，考核的標準就應是項管事業部平時工作的基本要求，也是公司開展項管工作的基本標準及程序，即項管作業指導文件的內容。故應將項管作業指導文件中每項要求細化在考核的內容中，同時將OA辦公信息化系統的及時填報、上傳、處理等也作為考核的重要內容，針對每項考核內容再細化評分點，力求最大限度公平、公正、客觀地反映員工和項目部的工作情況。
通過宣傳或多次考核讓所有員工充分熟悉、了解考核的內容和標準，知曉平時嚴加執行企業的相關制度、作業指導文件，及時填報、上傳、處理OA辦公信息化系統上的事項，就可避免臨時抱佛腳的忐忑心態，大大提高了企業的執行力和整體的項目管理水平。
五、 堅持每月的工作例會
要求每位項目經理必須參加，會議主要內容有三：
1. 參會公司高管層傳達公司指示。
2. 宣講各級行政主管部門的新文件、新規定，以及迎檢的通知等等。
3. 通過實例講解項目管理工作中應注意的事項、應采取的合適手段、方法等。
六、 堅持多方位培訓
人員的素質是衡量項目管理水平高低的標準，也是圓滿完成項目管理工作的保證。應從不同層面、不同程度地開展全員培訓，培訓的內容主要涉及項管事業部一系列管理制度、項管作業指導文件、OA辦公信息化系統操作、合同示范文本講解、招投標管理條例及其文件、造價方面的專業知識、新規范、各級政府頒發的各種文件和規定，以及項目管理方面基本知識、溝通協調方面的技巧等等，打造全方位的管理人才，內容應切合實際，具有可實施性，培訓方式應多種多樣，線上線下均可，課后應注重考核效果，不斷改進，共同進步。
七、 堅持項目巡查
項管事業部應通過線上線下的項目巡查，發現各項目在管理中存在的漏洞，或對企業一系列的管理制度、項管作業指導文件、項目考核方案、OA辦公信息化系統操作有疑惑或錯誤理解時，應當即指出，且面對面給予培訓或更正，督促其限期整改到位，到時復查，如仍不合格，繼續要求整改，直至通過復查。
巡查后發出的限期要求項目部整改到位的《巡查記錄》或《整改通知單》，通過OA辦公信息化系統發往項目部，巡查及整改的每個步驟都能及時通過網絡反饋，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項中提醒處理人，及時性、針對性及督促性強，提高了項管事業部的管控能力。
結語
咨詢企業的項目管理和施工單位的項目管理大有不同，雖然管理的范疇基本一致，但管理的內容、方法、手段和目的是不一樣的，目前還未見國標、行標或地標等標準，雖可借鑒《建設工程項目管理規范》(GB/T50326-2017)和《建設工程監理規范》(GB/T50319-2013)的標準開展項目管理或代建管理工作，但企業仍需要根據國家發展趨勢、行業要求、建設單位的需求制定一套適應企業發展的管理制定、管理方法以及行之有效的作業指導文件和OA信息化系統，全面展現企業的管理水平和管理能力，為今后項管監理的“一體化”管理、項目管理總承包提供一定的實踐經驗。
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